Datenschutzinformation für Gastronomiepartner und Nutzer des rep-eat Partnerportals

Verantwortlicher für die nachfolgend beschriebenen Verarbeitungen ist:

rep-eat UG (haftungsbeschränkt)
Hofgartenstraße 8 ½, 86179 Augsburg
Deutschland

Vertreten durch den Geschäftsführer:

Burak Kadioglu

E-Mail: kontakt@rep-eat.de
Handelsregister: Amtsgericht Augsburg, HRB 43189.

Diese Datenschutzinformation gilt insbesondere für:

• Inhaber von Gastronomiepartnern,
• Geschäftsführer,
• Ansprechpartner,
• Owner im Partnerportal,
• Manager,
• Scanner,
• Staff-Nutzer,
• sonstige Personen, deren Daten im Zusammenhang mit einer rep-eat Partnerschaft verarbeitet werden.

Sie ergänzt die allgemeine Datenschutzerklärung von rep-eat für den speziellen B2B- und Partnerportalbereich.

Wir erhalten personenbezogene Daten insbesondere:

direkt von Ihnen

beispielsweise wenn Sie:

• den Partnervertrag abschließen,
• ein Portalprofil erstellen,
• Stammdaten eingeben,
• den Support kontaktieren.

von Ihrem Unternehmen beziehungsweise einem berechtigten Portalnutzer

beispielsweise wenn ein Owner oder Manager Sie zum Partnerportal einlädt.

Dabei können insbesondere:

• Name,
• geschäftliche E-Mail-Adresse,
• vorgesehene Rolle,
• zugehöriger Gastronomiepartner

an uns übermittelt werden.

Wenn Ihre Daten von Ihrem Unternehmen beziehungsweise einem anderen Portalnutzer bereitgestellt wurden, ist dies die Quelle dieser Daten.

automatisch bei Nutzung des Partnerportals

Dabei entstehen insbesondere:

• Logininformationen,
• Zeitstempel,
• technische Protokolldaten,
• Aktivitäten innerhalb des Portals,
• sicherheitsbezogene Informationen.

Im Zusammenhang mit der Partnerschaft verarbeiten wir insbesondere:

• Unternehmens-/Firmenname,
• Name von Ansprechpartnern,
• Funktion beziehungsweise Rolle,
• geschäftliche E-Mail-Adresse,
• geschäftliche Telefonnummer,
• Unternehmensanschrift,
• Standortzuordnung,
• gegebenenfalls Registerinformationen.

Für Portalnutzer verarbeiten wir insbesondere:

• interne Nutzer-ID,
• Partner-ID,
• E-Mail-Adresse,
• Rolle,
• Accountstatus,
• Einladungsstatus,
• Zeitpunkt der Einladung,
• Zeitpunkt der Annahme,
• Logininformationen,
• letzte Anmeldung,
• Erstellungs- und Änderungszeitpunkte.

Passwörter werden nicht als lesbarer Klartext in unserer Anwendungsdatenbank gespeichert.

Im Partnerportal können insbesondere folgende Rollen verwendet werden:

• Owner
• Manager
• Scanner
• Staff

Wir verarbeiten die Rollenzuordnung, um festzulegen, welche Funktionen und Daten eine Person im Partnerportal nutzen darf.

Dazu gehören beispielsweise Berechtigungen zum:

• Verwalten des Unternehmensprofils,
• Erstellen von Deals,
• Scannen von Einlösungen,
• Einsehen von Auszahlungen,
• Verwalten weiterer Nutzer.

Die Verarbeitung dient dem sicheren und ordnungsgemäßen Betrieb des Partnerportals.

Bei Inhabern, Geschäftsführern und anderen vertretungsberechtigten Personen können zusätzlich verarbeitet werden:

• Vertragsversion,
• Vertragsannahme,
• Zeitpunkt des Vertragsschlusses,
• Vertretungsbestätigung,
• Vertragsänderungen,
• Kündigungen,
• Beschwerden,
• sonstige rechtlich relevante Erklärungen.

Soweit eine Person zur Verwaltung dieser Daten berechtigt ist, verarbeiten wir im Zusammenhang mit Partnerabrechnungen insbesondere:

• Kontoinhaber,
• IBAN beziehungsweise Zahlungsdaten,
• steuerliche Stammdaten,
• Umsatzsteuerstatus,
• gegebenenfalls USt-IdNr.,
• Abrechnungsinformationen.

Diese Informationen stehen nicht automatisch jedem Portalnutzer zur Verfügung.

Der Zugriff richtet sich nach Rolle und Berechtigung.

Wenn Portalnutzer Member Drinks oder Deals bearbeiten beziehungsweise bestätigen, können wir insbesondere dokumentieren:

• handelnder Portalnutzer,
• Partner,
• Einlösungs-ID,
• Deal beziehungsweise Member Drink,
• Zeitpunkt,
• Bestätigung,
• Stornierung,
• Einlösungsstatus.

Dies dient insbesondere:

• der Durchführung der Einlösung,
• der Partnerabrechnung,
• der Nachvollziehbarkeit,
• der Betrugsprävention,
• der Bearbeitung von Reklamationen.

Wenn ein Portalnutzer Inhalte anlegt oder verändert, können wir dokumentieren:

• wer den Inhalt erstellt hat,
• wer ihn geändert hat,
• Zeitpunkt,
• Inhalt beziehungsweise Änderung,
• Veröffentlichung oder Deaktivierung.

Dies betrifft beispielsweise:

• Deals,
• Öffnungszeiten,
• Partnerbeschreibung,
• Bilder,
• Member-Drink-Angebote.

Zur Sicherheit des Partnerportals können insbesondere verarbeitet werden:

• Loginversuche,
• Authentifizierungsereignisse,
• Rollenänderungen,
• Owner-Änderungen,
• Bankdatenänderungen,
• administrative Aktionen,
• sicherheitsrelevante Fehlermeldungen,
• IP- und technische Verbindungsinformationen, soweit systemseitig verfügbar.

Die Verarbeitung dient insbesondere:

• Accountschutz,
• Missbrauchsprävention,
• Betrugserkennung,
• Nachvollziehbarkeit sicherheitsrelevanter Vorgänge.

Wenn Sie den rep-eat Support kontaktieren, verarbeiten wir insbesondere:

• Name,
• E-Mail-Adresse,
• Partnerzuordnung,
• Inhalt der Anfrage,
• gegebenenfalls Screenshots,
• betroffene Einlösungs- oder Abrechnungsinformationen.

Bitte übermitteln Sie über normale Supportkanäle keine:

• Passwörter,
• vollständigen Karteninformationen,
• geheimen Systemzugänge.

Vertragserfüllung

Sind Sie selbst Vertragspartei des Partnervertrags, insbesondere als Einzelunternehmer, können notwendige Verarbeitungen auf:

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO

beruhen.

Dies betrifft insbesondere die Anbahnung, Durchführung und Verwaltung der Partnerschaft.

Ansprechpartner und Mitarbeiter eines Unternehmens

Sind nicht Sie persönlich, sondern beispielsweise eine:

• GmbH,
• UG,
• andere Gesellschaft

Vertragspartner von rep-eat, verarbeiten wir Ihre geschäftlichen Kontakt- und Portaldaten grundsätzlich aufgrund unseres berechtigten Interesses gemäß:

Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

Unser berechtigtes Interesse besteht insbesondere in:

• Durchführung der Geschäftsbeziehung,
• Kommunikation mit dem Partner,
• Bereitstellung des Partnerportals,
• Verwaltung von Rollen und Berechtigungen.

Gesetzliche Verpflichtungen

Soweit eine Verarbeitung zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen erforderlich ist, erfolgt sie auf Grundlage von:

Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Dies betrifft insbesondere bestimmte:

• Abrechnungsunterlagen,
• steuerliche Dokumente,
• gesetzliche Aufbewahrungspflichten.

Sicherheit und Missbrauchsprävention

Sicherheits-, Audit- und Betrugspräventionsmaßnahmen können auf:

Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

beruhen.

Unser berechtigtes Interesse besteht insbesondere im:

• Schutz unserer Plattform,
• Schutz von Partnerkonten,
• Schutz vor unberechtigten Auszahlungen,
• Schutz vor manipulierten Einlösungen,
• Nachweis relevanter Vorgänge.

Für die normale:

• Vertragsdurchführung,
• Portalverwaltung,
• Abrechnung,
• Sicherheit

holen wir keine künstliche Datenschutz-Einwilligung ein, wenn die Verarbeitung bereits auf einer anderen gesetzlichen Rechtsgrundlage beruht.

Die Partner-Datenschutzinformation wird daher grundsätzlich lediglich zur Kenntnis gegeben.

Wenn Sie von einem Partnerunternehmen in das Portal eingeladen werden, haben wir Ihre Kontaktdaten möglicherweise zunächst nicht direkt von Ihnen erhalten.

In diesem Fall stammt Ihre:

• E-Mail-Adresse,
• gegebenenfalls Ihr Name,
• vorgesehene Portalrolle

von dem Partnerunternehmen beziehungsweise dem einladenden berechtigten Portalnutzer.

Die Einladung enthält einen Hinweis auf diese Datenschutzinformation.

Für den Betrieb des Partnerportals können personenbezogene Daten abhängig von der jeweiligen Funktion insbesondere durch folgende Kategorien von Dienstleistern verarbeitet werden:

• Backend- und Datenbankdienstleister,
• Authentifizierungsanbieter,
• Hostinganbieter,
• E-Mail-Anbieter,
• Portal-/Entwicklungsplattformen,
• Zahlungs- und Bankdienstleister im Zusammenhang mit Auszahlungen,
• Steuerberater und Buchhaltung,
• Rechtsberater,
• Behörden und Gerichte, soweit hierfür eine Rechtsgrundlage besteht.

Für zentrale Backend-, Datenbank- und Authentifizierungsfunktionen verwenden wir Supabase.

Dort können insbesondere gespeichert beziehungsweise verarbeitet werden:

• Partnerdaten,
• Portalnutzer,
• Rollen,
• Deals,
• Einlösungen,
• Abrechnungsinformationen,
• Audit- und Vertragsinformationen.

Das primäre rep-eat Supabase-Projekt befindet sich derzeit in der Region:

West EU – Irland (eu-west-1).

Für geschäftliche E-Mail- und SMTP-Funktionen verwenden wir Dienste der STRATO GmbH in Deutschland.

Dies betrifft insbesondere:

• Einladungs-E-Mails,
• Authentifizierungs-E-Mails,
• Supportkommunikation,
• geschäftliche Partnerkommunikation.

Das Partnerportal wird technisch über Lovable bereitgestellt und nutzt Supabase für Backend-, Authentifizierungs- und Datenbankfunktionen. Abhängig von der konkreten Nutzung können dabei insbesondere Portalnutzerkennung, geschäftliche Kontaktdaten, Rollen und Berechtigungen, technische Verbindungsdaten sowie Vertrags-, Deal- und Einlösunginformationen verarbeitet werden. Soweit ein Dienstleister als Auftragsverarbeiter tätig ist, gelten die Anforderungen des Art. 28 DSGVO. Unterauftragnehmer und mögliche Datenübermittlungen in Drittländer sind entsprechend den tatsächlich eingesetzten Diensten zu berücksichtigen.

Geschäftliche Portal- und Mitarbeiterdaten werden nicht verkauft.

Wir stellen insbesondere keine Listen von:

• Mitarbeitern,
• Portalnutzern,
• deren persönlichen E-Mail-Adressen

Dritten für deren eigene unabhängige Werbung zur Verfügung.

Einzelne internationale technische Dienstleister oder deren Unterauftragnehmer können Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten.

Soweit eine solche Übermittlung erfolgt, verwenden wir eine nach der DSGVO zulässige Grundlage, beispielsweise:

• Angemessenheitsbeschluss,
• Standardvertragsklauseln,
• sonstige geeignete gesetzliche Garantien.

Die konkrete Dienstleisterstruktur wird im Rahmen unseres Anbieterregisters dokumentiert.

Notwendige Daten von aktiven Portalnutzern werden grundsätzlich für die Dauer ihrer jeweiligen Berechtigung und der zugrunde liegenden Partnerbeziehung gespeichert.

Wird ein Mitarbeiter beziehungsweise Portalnutzer entfernt:

1. wird dessen aktiver Zugriff möglichst unverzüglich deaktiviert;
2. nicht mehr erforderliche operative Profil- und Zugangsdaten sollen grundsätzlich innerhalb von 30 Tagen gelöscht oder anonymisiert werden;
3. erforderliche Audit-, Vertrags-, Sicherheits- oder Abrechnungsinformationen können länger gespeichert werden.

Vertrags- und rechtlich relevante Nachweise können grundsätzlich bis zum Ablauf der einschlägigen Verjährungsfristen gespeichert werden.

Als interner Regelzeitraum können relevante Vertragsnachweise grundsätzlich bis zum Ende des dritten vollständigen Kalenderjahres nach endgültiger Abwicklung der Partnerbeziehung vorgehalten werden, soweit keine längere gesetzliche oder konkret erforderliche Frist besteht.

Unterlagen, die gesetzlichen steuer- oder handelsrechtlichen Aufbewahrungspflichten unterliegen, werden für die jeweils gesetzlich vorgeschriebene Dauer gespeichert.

Dies kann insbesondere längere Zeiträume von:

• 6 Jahren,
• 8 Jahren oder
• 10 Jahren

betreffen, abhängig von Art des Dokuments.

Sicherheitsbezogene Daten werden nicht unbegrenzt gespeichert.

Als interne Richtwerte können gelten:

• gewöhnliche Authentifizierungslogs: grundsätzlich bis zu etwa 90 Tage,
• wichtige administrative und sicherheitsrelevante Auditinformationen: gegebenenfalls bis zu 3 Jahre,
• länger nur bei konkretem Sicherheits-, Rechts- oder Nachweisbedarf.

Allgemeine Supportkommunikation wird grundsätzlich bis zu etwa:

12 Monate nach Abschluss des Vorgangs

gespeichert.

Vertrags-, Abrechnungs- oder Rechtsstreitigkeiten können entsprechend den dafür erforderlichen Fristen länger dokumentiert werden.

rep-eat und der Gastronomiepartner sind nicht allein aufgrund ihrer Zusammenarbeit automatisch gemeinsam Verantwortliche.

Für Verarbeitungen, deren Zwecke und Mittel eine Partei eigenständig bestimmt, ist diese grundsätzlich selbst verantwortlich.

Beispiele:

rep-eat

ist insbesondere für die eigene Verarbeitung im Zusammenhang mit:

• Partnerportal,
• Nutzerkonto,
• Member-Drink-System,
• rep-eat Abrechnung,
• Plattform-Security

verantwortlich.

Gastronomiepartner

ist insbesondere für eigene Verarbeitungen verantwortlich, beispielsweise:

• eigenes Kassensystem,
• eigene Bestellung,
• eigene Reservierung,
• eigenes Kundenmarketing,
• eigene Alterskontrolle.

Sollten beide Parteien bei einer zukünftigen Verarbeitung tatsächlich gemeinsam Zwecke und wesentliche Mittel festlegen, wird die datenschutzrechtliche Rollenverteilung gesondert geprüft und erforderlichenfalls vereinbart.

Technische Systeme können insbesondere:

• ungültige Tokens ablehnen,
• Nutzungslimits prüfen,
• Auffälligkeiten markieren,
• Sicherheitsalarme auslösen.

Wesentliche dauerhafte Entscheidungen über:

• vollständige Partnersperrung,
• endgültige Auszahlungssperre,
• Vertragsbeendigung

sollen nicht ausschließlich aufgrund eines automatisierten Scores ohne angemessene Überprüfung erfolgen.

Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere Rechte auf:

• Auskunft,
• Berichtigung,
• Löschung,
• Einschränkung der Verarbeitung,
• Datenübertragbarkeit,
• Widerspruch.

Soweit eine Verarbeitung ausnahmsweise auf einer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Soweit wir personenbezogene Daten auf Grundlage von:

Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

verarbeiten, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen.

Wir prüfen dann die gesetzlichen Voraussetzungen für eine weitere Verarbeitung.

Datenschutzanfragen können gerichtet werden an:

kontakt@rep-eat.de

Nach Einrichtung einer gesonderten Datenschutzadresse kann zusätzlich verwendet werden:

datenschutz@rep-eat.de

Eine gesonderte Datenschutz-E-Mail-Adresse ist zum derzeitigen Zeitpunkt nicht Voraussetzung für die Geltendmachung Ihrer Rechte.

Zum Schutz personenbezogener Daten können wir bei Datenschutzanfragen eine angemessene Identitätsprüfung durchführen.

Eine vollständige Ausweiskopie wird nicht routinemäßig verlangt.

Sie haben das Recht, sich bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.

Für nichtöffentliche Unternehmen mit Sitz in Bayern ist grundsätzlich das:

Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA)

zuständig.

Diese Datenschutzinformation wird angepasst, wenn sich insbesondere:

• Portalstruktur,
• Datenverarbeitungen,
• Dienstleister,
• Rollen,
• gesetzliche Anforderungen

ändern.

Jede wesentliche Fassung erhält eine neue Versionsnummer.

Dokument: Datenschutzinformation für rep-eat Gastronomiepartner und Portalnutzer

Version: partner-privacy-2026-10-v2

Stand: 16. Oktober 2026